Reklamace musí být kupujícím uplatněna ihned po převzetí paliva. Pokud se kontrolním převážením zjistí neoprávněnost reklamace, uhradí kupující prodávajícímu náklady spojené s kontrolním převážením dodávky.
Jakost dodávek je určena parametry jednotlivých druhů paliv, které jsou uvedeny v katalogu výrobce tuhých paliv. Kupující po převzetí dodávky neodkladně oznámí prodávajícímu zjištěné vady jakosti a to u optických vad do 10-ti pracovních dnů od převzetí dodávky. (Optickými vadami se rozumí vyšší obsah podsítného v dodávce paliva). Podmínkou je, aby kupující reklamoval celou dodávku paliva z důvodu objektivního zjištění dané skutečnosti. Je nepřípustné, aby kupující reklamoval vyšší obsah podsítného v době, kdy má již téměř veškeré palivo spálené. Oprávněnost této reklamace se zjišťuje mechanickým přetříděním celé dodávky paliva.
Skryté vady je možno reklamovat ve lhůtě do 6-ti měsíců, nedošlo-li k podstatné změně dodaného paliva vinou kupujícího. Skrytými vadami se rozumí, že dodané palivo obsahuje nepřípustné procento nespalitelných zbytků nebo má nižší výhřevnost, než je uvedeno v katalogu výrobce eventuelně dehtuje. Tyto skryté vady, které nemohly být zjištěny při přejímce paliva, se prokazují laboratorním rozborem vzorku odebraného z reklamované dodávky.
Kupující je povinen umožnit prodávajícímu odběr kontrolního vzorku paliva. Tyto reklamace řeší Výzkumný ústav pro hnědé uhlí a.s., Budovatelů 2830, Most 434 37, tel. 476208610, fax 476706948, e-mail: vuhu@vuhu.cz. Lhůta na vyřízení je 30 dní. O průběhu reklamace se zapíše zápis, kde se uvede i způsob náhrady oprávněné reklamace. V případě oprávněné reklamace výrobce určí výši slevy pro zákazníka. V případě neoprávněnosti reklamace dle výsledku laboratorního rozboru a eventuelně mechanického přetřídění paliva, hradí veškeré náklady spojené s tímto úkonem kupující.
O oprávněnosti reklamace rozhoduje vedoucí provozovny na základě výsledků z Výzkumného ústavu pro hnědé uhlí a.s. V případě optických a skrytých jakostních vad do 7 dnů po obdržení výsledů rozboru. O vyřízení reklamace se sepíše zápis, kde se uvede i způsob náhrady oprávněné reklamace.